Partecipare a un evento B2B non è solo una questione di presenza, ma di strategia. Stand curati, demo coinvolgenti, conversazioni promettenti: tutto questo ha valore solo se, una volta tornati in ufficio, si è pronti a dare continuità ai contatti raccolti. Eppure, nella pratica, succede spesso il contrario.
Molti lead restano sospesi. I dati finiscono in un CRM non aggiornato, i biglietti da visita si accumulano su una scrivania e il follow-up viene rimandato a data da destinarsi. Secondo le stime del settore, fino al 60% dei contatti acquisiti durante eventi e fiere non viene mai realmente gestito.
Un’occasione persa per chi fa marketing e sales, soprattutto in contesti B2B dove ogni contatto può rappresentare un ciclo di vendita ad alto valore.
Indice:
- Il problema nascosto del post-evento
- Il follow-up inizia prima dell’evento
- Come dare continuità ai contatti dopo l’evento
- Conclusione
Il problema nascosto del post-evento
La fase di preparazione a un evento è spesso curata nei minimi dettagli: si investe tempo nel design dello stand, nei materiali da distribuire, nelle presentazioni da mostrare. Tutto è pensato per attrarre visitatori, stimolare conversazioni e raccogliere contatti qualificati. Ma una volta terminata l’iniziativa, molte aziende si trovano impreparate a gestire il passo successivo.
I profili acquisiti finiscono spesso in una fase di stallo: archiviati in modo disordinato, non trasmessi in tempi utili al team commerciale, o peggio, ignorati. In altri casi vengono caricati in un unico database senza segmentazione, per poi ricevere comunicazioni generiche, poco rilevanti e inefficaci.
In questo modo, gran parte del valore generato durante l’incontro si dissolve rapidamente, con un impatto diretto sulla velocità e sull’efficacia del ciclo di vendita.
Nel B2B, dove i processi commerciali sono lunghi e complessi, serve molto più di un primo contatto per ottenere risultati. Il vantaggio competitivo sta nella capacità di essere tempestivi, pertinenti e organizzati nella fase immediatamente successiva all’iniziativa.
Il follow-up inizia prima dell’evento
Il modo in cui verranno gestiti i lead acquisiti non può essere lasciato all’improvvisazione. Per ottenere risultati misurabili, il follow-up va progettato con la stessa attenzione riservata alla presenza in fiera. Questo significa definire in anticipo non solo chi si occuperà della raccolta dei dati, ma anche come verranno classificati, trasferiti e lavorati nei giorni successivi.
Un errore frequente è raccogliere informazioni in modo disorganizzato, con fogli, badge cartacei o note sparse, per poi digitalizzarle a posteriori. Questo approccio rallenta il processo, aumenta il rischio di imprecisioni e fa perdere contatti di valore. Al contrario, l’utilizzo di strumenti digitali integrati con il CRM consente di registrare i dati in tempo reale, etichettarli con criteri utili alla segmentazione e attivare subito i flussi più adatti.
Anche i contenuti post-evento meritano una pianificazione anticipata: email personalizzate, materiali di approfondimento, inviti a proseguire il dialogo attraverso una call o una demo. Avere tutto pronto già nella fase di preparazione permette di attivare le comunicazioni in tempi rapidi, quando l’interesse del contatto è ancora alto e l’esperienza vissuta è ancora fresca.
Il successo del follow-up non dipende solo dalla velocità, ma dalla solidità del rapporto che si riesce a costruire fin da subito. Un legame che inizia a prendere forma già nelle settimane che precedono l’occasione di networking.
Come dare continuità ai contatti dopo l’evento
Una volta conclusa l’iniziativa, è il momento di mettere in moto un processo fluido e ben strutturato per valorizzare i contatti raccolti. Questo passaggio viene spesso trascurato, ma rappresenta il punto di svolta tra un lead che si disperde e uno che entra realmente nella pipeline.
Per evitare che i contatti vadano persi, è fondamentale mettere in atto una strategia chiara e replicabile.
I tre elementi essenziali per rendere il follow-up davvero efficace sono:
1. Intervenire nel momento più efficace
Nei giorni immediatamente successivi all’evento, il ricordo dell’incontro è ancora vivido e l’interesse potenziale del contatto è alto. È il momento ideale per inviare un messaggio personalizzato che riprenda il contesto dell’interazione: un riferimento alla conversazione avuta, un contenuto utile a supporto o un invito a proseguire il confronto. Non serve forzare la vendita, ma dimostrare attenzione e continuità, aprendo la strada a un dialogo più strutturato.
2. Segmentare e personalizzare le comunicazioni
Non tutti i profili acquisiti hanno lo stesso grado di interesse o lo stesso tipo di interazione alle spalle. C’è chi ha chiesto una demo, chi ha lasciato il biglietto da visita e chi si è solo fermato allo stand. Trattarli allo stesso modo significa sprecare opportunità.
Segmentare correttamente i lead consente di definire percorsi mirati, con contenuti e messaggi pensati per ciascun profilo. È questo che rende la comunicazione davvero rilevante e capace di generare risultati.
3. Allineare marketing e sales nella gestione dei lead
Non tutti i contatti raccolti devono seguire lo stesso percorso. I profili più promettenti vanno trasferiti rapidamente al team commerciale, insieme alle informazioni chiave per proseguire il dialogo in modo coerente ed efficace. Gli altri possono essere inseriti in un flusso di nurturing gestito dal marketing, che mantenga alta l’attenzione e prepari il terreno per future azioni.
Questo passaggio richiede un coordinamento puntuale tra i due team: senza un processo ben definito, molti lead rischiano di finire in una zona d’ombra e non generare mai reale valore.
Conclusione
Investire nel post-evento non è un’opzione, ma una necessità per ogni azienda B2B che voglia ottenere risultati misurabili. Con le giuste strategie, strumenti digitali e una collaborazione efficace tra marketing e sales, ogni occasione di networking può diventare un potente acceleratore per la pipeline.
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